Quando le percentuali ingannano

 

Le spese generali: il problema di sempre
Imputare le spese generali alle commesse è sempre stato un problema complesso e dibattuto.
Le alternative hanno sempre oscillato tra due estremi. Da una parte metodologie semplici, che anzi potremmo definire semplicistiche, che risolvono il problema con poche operazioni, ma che danno risultato fuorvianti. All’opposto metodologie estremamente complesse, che appesantiscono il lavoro, ed originano esse stesse notevoli costi: come conseguenza di questa complessità i risultati sono spesso puramente algoritmici e di poca base sostanziale, come talvolta è il caso dell’activity based costing spinto all’eccesso.
Il problema è proprio riuscire a trovare il giusto equilibrio tra approfondimento e semplicità, analisi ed operatività, efficienza ed efficacia.
Il metodo spesso usato nelle PMI è quello di imputare una determinata percentuale alla commessa a copertura delle spese generali. In questo caso si definiscono le voci di costo che non entrano nel conteggio della commessa in modo diretto. Si quantifica poi,nel bilancio di contabilità generale dell’azienda, l’incidenza globale di questi costi non imputati rispetto a quelli imputati. Se questa incidenza, ad esempio, è pari al 40 % significa che ad ogni commessa dovrà essere imputato il 40% di costi generali. Sicuramente il dato del 40 % di incidenza di questi costi sul bilancio aziendale è un dato certo e non confutabile. Ma sulla circostanza che quello che è vero per l’intera azienda sia vero anche per la singola commessa c’è molto da obiettare. Come diceva Trilussa, se uno mangia due polli e uno non mangia nulla, per la statistica ne hanno mangiato uno a testa …

La complessità di oggi ha incrementato il problema
Confrontando le aziende di oggi con quelle di dieci-quindici anni fa, vediamo il grande aumento della complessità che circonda tutta la loro attività. Un numero di commesse, clienti, fornitori, articoli di magazzino estremamente aumentato, una burocrazia presente in ogni aspetto della gestione, gli aspetti tecnici e di certificazione delle commesse sempre più sofisticati, per non parlare delle gare e degli appalti…
Tutta questa complessità origina inevitabilmente elevate spese generali, mentre i margini sulle commesse sono sempre più limitati. Imputare correttamente le spese generali può quindi fare la differenza, rendendo una commessa remunerativa o meno a seconda dell’utilizzo di un sistema o di un altro. Prendere decisioni diventa quindi una pratica assolutamente incerta, per cui è necessario riflettere bene sulle informazioni che vengono create.
Lontani dalle semplificazioni dei polli di Trilussa e da inutili appesantimenti algoritmici e burocratici, dobbiamo capire quali sono i modi in cui una specifica commesse attrae complessità, quindi consuma spese generali, e a questa commessa imputare i costi che essa ha generato.
Naturalmente la prima azione da fare è quella di aumentare, ove possibile, i costi diretti che è possibile inserire dentro la commessa. Trasformando molti costi da indiretti a diretti  diminuiremo il problema. Ovviamente questa operazione deve sottostare a due principi. Quello di realtà, nel senso che quello che facciamo deve essere vero: se imputiamo le spese di carico di ogni singola commessa sulla base di un algoritmo dobbiamo chiederci se quello che risulta è vero oppure è un dato matematico non realistico. Il secondo principio a cui deve sottostare è quello di economicità. Se chiedo ad un operatore di scrivere tutte le piccole operazioni che effettua, lui lo farà, ma il suo lavoro sarà estremamente rallentato.
Se i principi di realtà e di economicità sono rispettati, inserire più possibile i costi indiretti in commessa è il primo passo per risolvere, almeno in parte, il problema.

La complessità di una commessa
Una commessa con maggiore complessità è quella che origina più attività delle persone, le quali consumano più tempo e nel frattempo le spese generali decorrono.
Le spese generali sono infatti generalmente costi fissi che scorrono insieme al tempo.
Quindi una commessa complessa è quella che origina più attività, con utilizzo di tempo e conseguente consumo di costi.
Pensiamo ad una commessa che origina un’attività amministrativa per elaborare un S.A.L. (Stato Avanzamento Lavori): essa genera un costo perché in amministrazione si impiega del tempo a svolgere quel lavoro. Più numerosi sono i S.A.L. che devo elaborare, più sono complessi, più il cliente richiede dettagli e più quella commessa genera complessità, attività, costi, in questo caso di amministrazione.
Ma il concetto di complessità, che attira spese generali, non ha solo il dato quantitativo, cioè quante attività origina, ma anche il dato percentuale: quanto incide questo valore sul totale della commessa.
Se pensiamo all’amministrazione che sta elaborando il S.A.L. ci chiediamo, a livello quantitativo, quanto tempo impiega in questa operazione. Questo calcolo ci fornisce un valore di spesa pari al tempo impiegato moltiplicato per il costo orario dell’amministrazione. Questo costo andrà confrontato con il valore della commessa su cui stiamo lavorando. Essendo quel costo di elaborazione del S.A.L. un costo fisso, tanto più elevato è il costo della commessa e tanto più piccola sarà l’incidenza di questa operazione. Un costo di elaborazione del S.A.L. pari a 100 inciderà per il 10% su una commessa di 1.000 e per l’ 1% su una commessa di 10.000: si noti che questa circostanza è l’esatto opposto di quello che invece accade assegnando un valore percentuale fisso alle commesse: in questo caso si sarebbe fornito l’informazione, sbagliata, che la commessa di 10.000 assorbe dieci volte più amministrazione della commessa di 1.000.

Dove la commessa attrae spese generali
Elenchiamo alcune casistiche di commesse complesse a cui imputare un maggior valore di spese generali.
– Preventivi e gare
Una commessa complessa è quella dove il preventivo è stato complicato da molte contrattazioni, incertezze del cliente, necessità di riproporre il preventivo stesso con modifiche. Lo stesso studio tecnico preliminare genera complessità.
Se poi vi è stata una gara, tutto il processo di studio della normativa, l’elaborazione del capitolato, la burocrazia conseguente rappresentano complessità, attività, costi generali da addebitare alla commessa.
E di nuovo il problema è non solo quantificare questi costi, ma anche confrontarli con il valore della commessa che, ala fine, deriva dalla trattativa.
– Produzione
Un caso classico di complessità è il mondo del fuori standard: commesse con lavorazioni non consuete, prodotti non in listino o raramente effettuati, ma soprattutto prodotti standard su cui il cliente richiede delle variazioni, anche piccole, ma sufficienti a portarlo fuori dai consueti processi aziendali. L’altro grande flusso di complessità è rappresentato dal lotto di produzione originato dalla commessa. Un lotto presuppone un ciclo di lavorazione, un riassemblaggio dei macchinari, il prelievo e trasporto dei materiali, spesso lo studio di disegni appositi.
In entrambi i casi, fuori standard e lotti, questa complessità ha un costo che è non è strettamente dipendente dal valore finale della commessa. Se gestire un lotto costa, più piccolo è il valore della commessa e più grande è l’incidenza percentuale della complessità. Identica situazione per il fuori standard: se uscire dal flusso produttivo lineare ha un costo, è lecito chiedersi quanto è il valore della commessa per cui stiamo uscendo dallo standard e su cui stiamo sostenendo un costo quasi fisso. In sintesi avremo più complessità quanto più sarà alto il numero di queste casistiche e basso il valore della commessa a cui si riferiscono.
– Logistica
Per la logistica in entrata la complessità è rappresentata dallo scarico, dal caricamento in magazzino, sia informatico che fisico, e per la logistica in uscita dal prelievo, dall’inserimento nella packing list, dall’imballo e dal carico. Si pensi alla differenza di impegno tra inviare un pallet con lo stesso prodotto oppure lo stesso pallet composto di tantissimi differenti prodotti in piccole quantità. Sono tutte attività che vengono fatte e che hanno un costo comunque fisso, perché codificare un prodotto per il magazzino ha comunque un costo  che, percentualmente, aumenta tanto più è piccolo il valore del materiale inserito in magazzino. Anche in questo caso avremo più complessità quanto più sarà alto il numero di queste casistiche e quanto più sarà basso il valore della commessa.
– Amministrazione
Pensiamo a come in amministrazione si impiega il tempo: da pratiche doganali per alcune esportazioni, al sollecito di pagamenti, a tempo passato con clienti che contestano i conteggi dei S.A.L. o richieste di riscossione. Ma anche la stessa normalità genera complessità: fare una fattura o emettere una riba. Come sempre complessità significa quante volte facciamo un’operazione e per quanto valore: impiegare una giornata per una pratica di esportazione ha un costo che è tanto più alto, percentualmente, tanto più basso è il valore della commessa.

Come misurare la complessità
La cosa certamente da non fare è fornire informazioni sbagliate e purtroppo molti sistemi di imputazione delle spese generali forniscono informazioni opposte riguardo alla complessità. Applicare una percentuale fissa al volume di costi diretti, significa addossare volumi alti di spese generali alle commesse che hanno un valore elevato, mentre invece, come prima dimostrato, è vero l’esatto contrario.
Non è possibile in questa sede coprire le infinite fattispecie della complessità e le ugualmente infinite modalità per misurarla.
E’ già un passo in avanti il fatto di creare sistemi imperfetti, che forniscano informazioni approssimate, ma non fuorvianti.
Molte aziende, per esempio, utilizzano la percentuale fissa, che deriva dal dato medio di bilancio, e poi la aumentano o diminuiscono in base a parametri desunti dai concetti di complessità che abbiamo esaminato.
Altre invece riescono a quantificare le varie voci delle spese generali e le assegnano in misura fissa alle commesse: un valore per ogni S.A.L., per ogni collo caricato etc.
Sicuramente la prima cosa da fare è analizzare tutte le voci di costo che attualmente sono imputate in modo indiretto alla commessa e valutare se è possibile imputarle in modo diretto, rispettando i principi di realtà e di economicità visti in precedenza.

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