5 punti su cui riflettere nella gestione della commessa

Andare oltre i dati di breve periodo

Stiamo esaminando le conseguenze o le cause?
Nell’analisi della commessa esistono controlli ormai codificati: ritardi, sforamenti dal budget etc.
La domanda da porsi, tuttavia, è se stiamo esaminando le conseguenze o le cause.
Il problema non è se questi dati servano, ma se siano sufficienti. Avere scoperto che siamo in ritardo, ed essere riusciti a recuperare, non ci dice perché questo è accaduto e quindi non ci garantisce che, alla prossima commessa, non ci ritroviamo di nuovo nella stessa situazione.
Fissiamo quindi cinque punti da analizzare, nei quali risiedono le cause principali dei problemi delle commesse.
In quest’analisi non si tratta di rilevare dati o impostare algoritmi. Si tratta invece di ragionare, approfondire, capire.
Attenzione perché la cosa è tutt’altro che semplice. Gestire dati può essere un problema tecnico, anche rilevante. Ma mettere delle persone intorno ad un tavolo a ragionare è un aspetto culturale. Il rischio è che prevalga la logica degli slogan reiterati lanciate dall’una o dall’altra parte. E così ognuno, senza affrontare il problema, opera con l’unico scopo di difendersi.
Vediamo quindi questi cinque punti di analisi.

Primo punto: cosa succede quando si prende una commessa?
Nella fase commerciale della commessa si definiscono le componenti del progetto che si andrà ad affrontare. Ma questa commessa non la realizzeranno i commerciali che contrattano, bensì i produttivi. E mentre i produttivi potranno vedere tutti i problemi, perché comunque dovranno risolverli, i commerciali può darsi che non li vedano perché non hanno le competenze, il cliente non li manifesta, o non sono proprio conoscibili.
Tuttavia certe concessioni al cliente potranno rendere la battaglia persa in partenza. Inutile poi prendersela con il capo commessa, se i risultati non sono stati raggiunti. Ma è vera questa interpretazione, oppure è vero il suo contrario, cioè che i problemi erano gestibili, ed è stato proprio il comparto produttivo a fallire? Queste sono le cose da capire e queste sono le cause che poi originano conseguenze.

Secondo punto: cosa succede quando si finisce una commessa?
Alla conclusione della commessa il pensiero prevalente è in genere rivolto alle prossime sfide, tralasciando tutto quello che si è imparato o sbagliato. Quello che abbiamo imparato non sono solo nuove pratiche, fornitori non idonei, nuove competenze. Ci sono anche le cose che abbiamo fatto e che potremo riutilizzare nelle commesse successive. Le competenze ed informazioni acquisite dovranno essere condivise e fatte girare, mentre ciò che potremo riutilizzare deve essere archiviato, in modo da potere essere richiamato in futuro. Anche in questo caso il rischio è culturale: accade talvolta che il tutto si risolva nel riempire burocraticamente moduli, nell’affermare luoghi comuni sulla collaborazione o la qualità, nel restringere tutto a puro formalismo. Altra cosa è analizzare, discutere, migliorare affrontando problemi, talvolta anche spiacevoli.

Terzo punto: funziona la comunicazione nel processo di commessa?
La commessa è un processo che si compone di varie fasi, la definizione commerciale, la pianificazione, l’esecuzione e la chiusura. Ma iI problema di tutti questi passaggi è che sono in genere gestiti da soggetti differenti. Anche se il capo commessa, dovrebbe avere, visione e competenza su tutto il percorso, egli deve confrontarsi con soggetti diversi che, a loro volta si devono parlare. Molto importante è anche la comunicazione tra differenti team di commessa. Comunicazione in successione, quando un project manager deve recuperare informazioni da precedenti commesse, oppure in parallelo, quando due project manager devono confrontarsi sulle priorità da assegnare alle rispettive commesse. Oppure se un commerciale ha bisogno di un apporto tecnico, quale canale trova tra i colleghi? Tutti questi percorsi sono il lubrificante negli ingranaggi delle commesse. Comprendere se funzionano, significa comprendere se gli ingranaggi girano in modo corretto.

Quarto punto: come funziona la gestione straordinaria della commessa?
Il processo di commessa è qualcosa di fluido: si fanno piani, poi si modificano in base agli accadimenti e alle variazioni. Ma se sappiamo che nella commessa tutto si muove, non dobbiamo cessare di farci la domanda sul perché queste cose si muovano. Pensiamo ad una commessa con molti eventi straordinari, la cui conclusione è stata comunque di successo. Si tratta di un evento fortunoso di un capo commessa incapace di prevedere gli accadimenti e perennemente in affanno, oppure di un capo commessa che ha gestito efficacemente situazioni che a lui non erano imputabili?

Quinto punto: cosa è successo nell’ambiente intorno alla commessa?
Il nostro report ci dice se l’obiettivo è stato raggiunto, ma non come e soprattutto cosa è successo intorno alla commessa. Per esempio non ci dice se abbiamo centrato l’obiettivo di tempo solamente perché abbiamo rifiutato una modifica al cliente: lui l’ha chiesta all’ultimo e contrattualmente non eravamo tenuti a farla, ma il cliente adesso è scontento e le future trattative sono a rischio. Oppure abbiamo centrato l’obiettivo di tempo perché il nostro capo commessa ha occupato la capacità produttiva riservata ad un’altra commessa che poi è arrivata in ritardo. Queste cose sul report non si leggono, ma, a lungo termine, si leggeranno sui bilanci dell’azienda.